Jak sprawdzić kontrahenta? Lista kontrolna przed umową i przelewem
Kontrahenta sprawdzisz bezpłatnie w oficjalnych rejestrach: w KRS albo CEIDG zobaczysz, czy firma istnieje i kto ją reprezentuje, na białej liście VAT – status podatnika i rachunki bankowe, a w Krajowym Rejestrze Zadłużonych – upadłość lub bezskuteczną egzekucję. Przy transakcji powyżej 15 000 zł sprawdzenie rachunku na białej liście jest w praktyce obowiązkowe – chroni Twoje koszty podatkowe i przed odpowiedzialnością za VAT sprzedawcy.
Poniżej ułożysz listę kontrolną dla swojej transakcji. Kroki zależą od tego, czy kontrahent jest spółką, jednoosobową działalnością, spółką cywilną czy firmą z innego kraju UE.
Sześć pytań przed umową
| Pytanie | Gdzie sprawdzisz | Więcej |
|---|---|---|
| Kim jest kontrahent? | KRS (spółki, fundacje, stowarzyszenia), CEIDG (jednoosobowe działalności), VIES (firmy z UE) | czy firma istnieje |
| Czy działa? | status w CEIDG, dopisek „w likwidacji” w KRS, status VAT na białej liście | sygnały, że firma nie działa |
| Kto może podpisać umowę? | dział 2 KRS (zarząd, sposób reprezentacji, prokurenci), pełnomocnicy w CEIDG | co to jest KRS |
| Czy ma długi? | dział 4 KRS, Krajowy Rejestr Zadłużonych | czy firma jest zadłużona |
| Kto za nią stoi? | wspólnicy w KRS, beneficjent rzeczywisty w wyszukiwarce CRBR | kto jest właścicielem firmy |
| Na jaki rachunek płacić? | biała lista VAT w dniu zlecenia przelewu | biała lista VAT |
Kto może podpisać umowę w imieniu firmy
W spółce umowę podpisuje osoba, która ma prawo ją reprezentować. W dziale 2 KRS znajdziesz członków zarządu, sposób reprezentacji i prokurentów. Jeśli sposób reprezentacji wymaga dwóch członków zarządu, podpis jednego nie wystarczy.
Jednoosobową działalność reprezentuje sam przedsiębiorca. Przedsiębiorca może opublikować w CEIDG informację o swoim pełnomocniku lub prokurencie (art. 38 ustawy o CEIDG) – jeśli umowę podpisuje ktoś inny, sprawdź, czy tam jest, albo poproś o pełnomocnictwo.
Przelew powyżej 15 000 zł – trzy obowiązki
- Przelew, nie gotówka. Gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł, płatność musi przejść przez rachunek płatniczy – bez względu na liczbę płatności (art. 19 Prawa przedsiębiorców).
- Rachunek z białej listy. Jeśli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, a zapłacisz na rachunek inny niż zawarty w wykazie na dzień zlecenia przelewu, odpowiadasz solidarnie za jego zaległy VAT z tej transakcji (art. 117ba Ordynacji podatkowej) i nie zaliczysz wydatku do kosztów (art. 15d ustawy o CIT, art. 22p ustawy o PIT). Wyjątek: złożysz ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.
- Split payment przy towarach z załącznika nr 15. Gdy faktura dotyczy np. stali, paliw, elektroniki czy robót budowlanych, a kwota należności ogółem przekracza 15 000 zł, zapłać w mechanizmie podzielonej płatności (art. 108a ust. 1a ustawy o VAT). Zapłata w MPP zwalnia też z odpowiedzialności z art. 117ba.
Zapisz dowód sprawdzenia
Wynik sprawdzenia warto zachować razem z fakturą. Na białej liście liczy się stan wykazu na dzień zlecenia przelewu, dlatego sprawdzaj rachunek w dniu płatności, a nie tylko przy podpisaniu umowy. Nasza wyszukiwarka białej listy pokazuje identyfikator zapytania Ministerstwa Finansów i pozwala zapisać wynik w PDF. Przy firmach z UE zapisz wynik z VIES z numerem konsultacji.
Firma z innego kraju UE
Numer VAT UE sprawdzisz w systemie VIES. Przy sprzedaży towarów do firmy z UE ze stawką 0% ważny numer VAT UE nabywcy to jeden z warunków tej stawki (art. 42 ust. 1 ustawy o VAT). Dane o samej firmie – status, adres, reprezentację – znajdziesz w rejestrze jej kraju. Jak to zrobić krok po kroku, opisujemy w artykule jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego.
Pytania o sprawdzanie kontrahenta
Jak sprawdzić kontrahenta za darmo?
W oficjalnych rejestrach: KRS, CEIDG, na białej liście VAT, w Krajowym Rejestrze Zadłużonych i w CRBR. Wszystkie są jawne i bezpłatne. W NIP Lab sprawdzisz je po numerze NIP w jednym miejscu.
Czy muszę sprawdzać kontrahenta na białej liście?
Przy transakcji z inną firmą powyżej 15 000 zł – w praktyce tak. Zapłata na rachunek spoza wykazu z dnia zlecenia przelewu oznacza utratę kosztu podatkowego i solidarną odpowiedzialność za VAT sprzedawcy, chyba że złożysz ZAW-NR w ciągu 7 dni.
Kiedy sprawdzić rachunek na białej liście?
W dniu zlecenia przelewu – przepisy odnoszą się do stanu wykazu z tego dnia. Sprawdzenie przy podpisaniu umowy nie wystarczy, jeśli płacisz później.
Jak sprawdzić, kto może podpisać umowę za spółkę?
W dziale 2 KRS: zarząd, sposób reprezentacji i prokurenci. Sposób reprezentacji mówi, czy wystarczy jeden podpis, czy potrzebne są dwa.
Jak sprawdzić, czy kontrahent ma długi?
W dziale 4 KRS (zaległości podatkowe i wobec ZUS w egzekucji, niespłaceni wierzyciele) i w Krajowym Rejestrze Zadłużonych (upadłość, restrukturyzacja, bezskuteczna egzekucja).
Jak sprawdzić firmę z innego kraju UE?
Numer VAT UE w systemie VIES, a dane firmy w rejestrze jej kraju. Przy sprzedaży towarów ze stawką 0% ważny numer VAT UE nabywcy jest jednym z warunków tej stawki.
Przepisy: Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2025 poz. 1480) art. 19; Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2026 poz. 622) art. 117ba; ustawa o CIT (Dz.U. 2026 poz. 554) art. 15d; ustawa o PIT (Dz.U. 2026 poz. 592) art. 22p; ustawa o VAT (Dz.U. 2025 poz. 775) art. 42, 96b i 108a; ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 2025 poz. 869) art. 39-42; ustawa o CEIDG (Dz.U. 2026 poz. 30) art. 38. Artykuł nie jest poradą prawną ani podatkową.
