Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego z UE – VIES i rejestry firm

Kontrahenta z Unii Europejskiej sprawdzisz w dwóch bezpłatnych miejscach: numer VAT UE w systemie VIES Komisji Europejskiej, a samą firmę – w rejestrze jej kraju przez europejską wyszukiwarkę spółek na portalu e-Justice. Przy sprzedaży towarów do firmy z UE ważny numer VAT UE nabywcy to jeden z warunków zastosowania stawki 0%.

Numer VAT UE sprawdzisz od razu poniżej. Niżej opisujemy, co jeszcze warto zweryfikować, zanim wyślesz towar albo zapłacisz zaliczkę.

Trzy kroki sprawdzania firmy z UE

1. Numer VAT UE w VIES. Pokaże, czy numer jest aktywny, a w wielu krajach także nazwę i adres firmy. Numer zaczyna się dwuliterowym kodem kraju.
2. Wpis w rejestrze firm. Od czerwca 2017 roku rejestry działalności gospodarczej wszystkich państw UE są połączone. Wyszukiwarkę „Znajdź spółkę” znajdziesz na portalu e-Justice Komisji Europejskiej.
3. Zgodność danych. Porównaj nazwę i adres z VIES i rejestru z danymi na zamówieniu i fakturze. Różnice to powód, żeby dopytać kontrahenta przed wysyłką towaru.

BRIS – europejska wyszukiwarka rejestrów firm

BRIS (ang. Business Registers Interconnection System) to system integracji rejestrów przedsiębiorstw, który łączy rejestry handlowe państw UE, Islandii, Liechtensteinu i Norwegii. Korzystasz z niego przez wyszukiwarkę „Znajdź spółkę” na Europejskim portalu „e-Sprawiedliwość” (e-Justice). Dane o spółkach trafiają tam w czasie rzeczywistym z rejestrów krajowych, z Polski – z KRS. System tworzą rejestry państw, centralna platforma i portal (art. 22 dyrektywy (UE) 2017/1132).

• Szukasz po nazwie albo numerze w rejestrze. Najpierw wybierasz co najmniej jeden kraj, potem wpisujesz firmę spółki albo jej numer w rejestrze krajowym (pkt 11 załącznika do rozporządzenia wykonawczego (UE) 2021/1042).
• Podstawowe dane są bezpłatne. Firma i forma prawna spółki, jej siedziba i państwo rejestracji oraz numer w rejestrze muszą być dostępne bez opłat (art. 19 ust. 2 dyrektywy 2017/1132).
• Widzisz listę dokumentów spółki. Na przykład umowę spółki, roczne sprawozdania finansowe, informacje o kapitale i osoby uprawnione do reprezentowania spółki. Przez portal pobierzesz obecnie tylko dokumenty, które rejestr krajowy udostępnia bezpłatnie. Po dokument płatny trzeba przejść na stronę rejestru danego kraju, który podaje ostateczną cenę.
• Dokumenty dostajesz od razu albo e-mailem. Część pobierzesz w przeglądarce, pozostałe przyjdą pocztą elektroniczną – nawet do 14 dni. Dokument z e-maila można pobrać przez 6 dni.

Usługa obejmuje spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, ich oddziały oraz spółki europejskie (SE). Z Polski przez BRIS udostępniane są dane spółek z o.o., akcyjnych, prostych spółek akcyjnych, komandytowo-akcyjnych, spółek europejskich i oddziałów przedsiębiorców zagranicznych (art. 4a pkt 1 ustawy o KRS). Firmę w innej formie, na przykład spółkę osobową, sprawdzaj w rejestrze jej kraju – linki do wszystkich rejestrów krajowych są na stronie e-Justice o wyszukiwarce.

BRIS nie pobiera od firm opłat za udostępnianie ich danych. Komisja Europejska ostrzega: jeśli dostaniesz pismo „od BRIS” albo portalu e-Justice z żądaniem zapłaty, nie płać i zgłoś je na adres just-bris-helpdesk@ec.europa.eu.

Numer EUID – europejski identyfikator spółki

EUID (ang. European Unique Identifier) to niepowtarzalny identyfikator europejski spółki albo oddziału w systemie BRIS. Dzięki niemu rejestry różnych państw jednoznacznie rozpoznają spółkę, gdy wymieniają się informacjami (art. 16 ust. 1 dyrektywy 2017/1132). EUID składa się z czterech części (pkt 9 załącznika do rozporządzenia 2021/1042):

1. Kod państwa – wskazuje kraj rejestru.
2. Identyfikator rejestru – wskazuje rejestr krajowy, w którym spółka jest wpisana.
3. Numer wpisu do rejestru – numer spółki albo oddziału w tym rejestrze.
4. Znak kontrolny – nieobowiązkowy, chroni przed pomyłką w identyfikacji.

EUID polskich spółek udostępnia w BRIS Centralna Informacja KRS – bezpłatnie, razem z aktualnymi informacjami o spółce i listą jej dokumentów (art. 4a pkt 1 ustawy o KRS). W wyszukiwarce na portalu e-Justice EUID jest pokazany przy danych spółki. Jeśli kontrahent poda Ci swój EUID, odczytasz z niego kraj, rejestr i numer wpisu – i po tym numerze znajdziesz spółkę w wyszukiwarce.

Dlaczego numer VAT UE ma znaczenie przy sprzedaży

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, czyli sprzedaż towarów wysyłanych do firmy w innym kraju UE, może mieć stawkę VAT 0%. Według art. 42 ust. 1 ustawy o VAT warunki są trzy:

1. Nabywca podał ważny numer VAT UE nadany przez jego kraj, z dwuliterowym kodem.
2. Masz dowody wywozu – że towar wyjechał z Polski i dotarł do nabywcy w innym kraju UE – przed terminem złożenia deklaracji.
3. Jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT UE w chwili składania deklaracji z tą dostawą.

Dlatego numer z VIES warto sprawdzić przed wystawieniem faktury i zachować wynik. Nasze narzędzie pokazuje identyfikator zapytania z VIES, jeśli podasz swój numer VAT UE.

Kody krajów w numerze VAT UE

Numer VAT UE zawsze zaczyna się od kodu kraju. Uwaga na dwa wyjątki od kodów ISO: Grecja ma kod EL, a Irlandia Północna – XI (dla handlu towarami).

Kod	Kraj	Kod	Kraj
AT	Austria	IE	Irlandia
BE	Belgia	IT	Włochy
BG	Bułgaria	LT	Litwa
CY	Cypr	LU	Luksemburg
CZ	Czechy	LV	Łotwa
DE	Niemcy	MT	Malta
DK	Dania	NL	Holandia
EE	Estonia	PL	Polska
EL	Grecja	PT	Portugalia
ES	Hiszpania	RO	Rumunia
FI	Finlandia	SE	Szwecja
FR	Francja	SI	Słowenia
HR	Chorwacja	SK	Słowacja
HU	Węgry	XI	Irlandia Północna (towary)

Kontrahent spoza Unii Europejskiej

VIES obejmuje tylko numery VAT z państw UE i Irlandii Północnej. Firmę z Wielkiej Brytanii, Szwajcarii czy Ukrainy sprawdzisz w rejestrze jej kraju. Wyszukiwarka e-Justice obejmuje rejestry państw UE oraz Islandii, Liechtensteinu i Norwegii – przy innych krajach szukaj oficjalnego rejestru handlowego danego państwa.

Pytania o sprawdzanie kontrahenta zagranicznego

Jak sprawdzić firmę z Unii Europejskiej?

Numer VAT UE sprawdź w systemie VIES Komisji Europejskiej, a wpis firmy – w rejestrze jej kraju przez wyszukiwarkę „Znajdź spółkę” na portalu e-Justice. Oba narzędzia są bezpłatne.

Jak sprawdzić numer VAT UE kontrahenta?

W systemie VIES – wpisz kod kraju i numer. Możesz to zrobić na tej stronie w naszym narzędziu, które pyta VIES w Twoim imieniu.

Czy aktywny numer w VIES wystarczy do stawki 0%?

Nie. Do stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie potrzebne są też dowody wywozu towaru i Twoja rejestracja jako podatnik VAT UE (art. 42 ust. 1 ustawy o VAT).

Jaki kod VAT UE ma Grecja?

EL – to wyjątek, bo kod ISO Grecji to GR.

Czy w VIES sprawdzę firmę z Wielkiej Brytanii?

Tylko w zakresie handlu towarami z Irlandią Północną – numery z kodem XI. Pozostałe brytyjskie firmy sprawdzisz w rejestrze Wielkiej Brytanii.

Gdzie znaleźć rejestr firm innego kraju UE?

Na portalu e-Justice Komisji Europejskiej, w sekcji „Rejestr działalności gospodarczej – wyszukiwanie spółek w UE”. Od 2017 roku rejestry wszystkich państw UE są tam połączone.

Co to jest BRIS?

System integracji rejestrów przedsiębiorstw, który łączy rejestry handlowe państw UE, Islandii, Liechtensteinu i Norwegii. Korzystasz z niego przez wyszukiwarkę „Znajdź spółkę” na portalu e-Justice Komisji Europejskiej.

Czy wyszukiwarka BRIS jest bezpłatna?

Podstawowe dane – firma, forma prawna, siedziba i numer w rejestrze – muszą być dostępne bezpłatnie. Przez portal pobierzesz tylko dokumenty, które rejestr krajowy udostępnia za darmo. Po dokumenty płatne trzeba przejść na stronę rejestru danego kraju.

Co to jest numer EUID?

Niepowtarzalny identyfikator europejski spółki albo oddziału w systemie BRIS. Składa się z kodu państwa, oznaczenia rejestru krajowego i numeru wpisu spółki w tym rejestrze, czasem także ze znaku kontrolnego.

Przepisy i źródła: ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2026 poz. 1263) art. 42 ust. 1; dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1132 art. 16, 19 i 22; rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2021/1042, załącznik pkt 9 i 11; ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 2025 poz. 869) art. 4a; system VIES Komisji Europejskiej; Europejski portal „e-Sprawiedliwość”, stan z 9 października 2026 roku.