ZAW-NR: kiedy złożyć, do którego urzędu i jak liczyć 7 dni
ZAW-NR to zawiadomienie o zapłacie na rachunek spoza białej listy VAT. Składasz je do naczelnika swojego urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od zlecenia pierwszego przelewu na taki rachunek. Chroni przed utratą prawa do zaliczenia wydatku do kosztów i przed odpowiedzialnością za VAT sprzedawcy.
Poniżej sprawdzisz, czy w Twojej sytuacji ZAW-NR jest potrzebny, i policzysz termin z uwzględnieniem weekendów i świąt. Najprościej w ogóle go uniknąć: przed przelewem sprawdź rachunek kontrahenta na białej liście VAT.
Kiedy trzeba złożyć ZAW-NR
Zawiadomienie jest potrzebne, gdy wszystkie te warunki są spełnione jednocześnie:
- Płacisz innej firmie za transakcję powyżej 15 000 zł brutto. Liczy się jednorazowa wartość transakcji, bez względu na to, w ilu przelewach płacisz (art. 19 Prawa przedsiębiorców).
- Sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT.
- Rachunek nie jest na białej liście w dniu zlecenia przelewu.
- Nie płacisz w mechanizmie podzielonej płatności. Przelew MPP chroni bez zawiadomienia.
- To pierwsza zapłata na ten rachunek. Ordynacja podatkowa mówi o zawiadomieniu składanym „przy pierwszej zapłacie” na dany rachunek.
ZAW-NR nie jest też potrzebny przy fakturach za wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import towarów i usług oraz dostawy rozliczane przez nabywcę, a także przy zapłacie na niektóre rachunki banków, np. w faktoringu, jeśli bank albo sprzedawca poinformował o tym razem z numerem rachunku.
Termin: 7 dni od zlecenia przelewu
Termin liczy się według Ordynacji podatkowej: dnia zlecenia przelewu nie wliczasz, a jeśli siódmy dzień wypada w sobotę, niedzielę albo święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Od 2025 roku dniem wolnym jest też Wigilia.
| Zlecenie przelewu | Siódmy dzień | Ostatni dzień na ZAW-NR |
|---|---|---|
| pon. 28.09.2026 | pon. 5.10.2026 | pon. 5.10.2026 |
| pon. 26.10.2026 | pon. 2.11.2026 | pon. 2.11.2026 |
| pt. 6.11.2026 | pt. 13.11.2026 | pt. 13.11.2026 |
| czw. 17.12.2026 | czw. 24.12.2026 (Wigilia) | pon. 28.12.2026 |
Termin jest zachowany między innymi wtedy, gdy przed jego upływem nadasz zawiadomienie w placówce pocztowej operatora wyznaczonego albo wyślesz je na adres do doręczeń elektronicznych urzędu (art. 12 § 6 Ordynacji podatkowej).
Gdzie złożyć ZAW-NR – do swojego urzędu skarbowego
Zawiadomienie trafia do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla firmy, która płaci, a nie dla wystawcy faktury. Tak stanowią art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej oraz przepisy ustaw o CIT i PIT. To częsty błąd – w internecie można trafić na informację, że ZAW-NR składa się do urzędu kontrahenta.
Wzór formularza określa rozporządzenie Ministra Finansów z 1 lipca 2020 roku. Możesz go złożyć na papierze albo elektronicznie przez podatki.gov.pl. Nowelizacja Ordynacji podatkowej (Dz.U. 2026 poz. 846) dodaje przepis, że pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji obejmuje też podpisywanie ZAW-NR.
Co wpisać w ZAW-NR
Według art. 117ba § 4 Ordynacji podatkowej zawiadomienie zawiera:
- Dane firmy, która zapłaciła. NIP, nazwę i adres siedziby, a przy osobie fizycznej – imię, nazwisko i adres miejsca prowadzenia działalności.
- Dane wystawcy faktury tak, jak są na fakturze: NIP, nazwę i adres.
- Numer rachunku, na który zapłaciłeś.
- Kwotę zapłaconą na ten rachunek i dzień zlecenia przelewu.
Co grozi, jeśli nie złożysz ZAW-NR
| Skutek | Podstawa |
|---|---|
| wydatku nie zaliczysz do kosztów podatkowych – w tej części, którą zapłaciłeś na rachunek spoza listy | art. 15d ustawy o CIT, art. 22p ustawy o PIT |
| odpowiadasz solidarnie ze sprzedawcą za jego zaległości w VAT w części przypadającej na tę transakcję | art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej |
Koszt zmniejszasz, a jeśli się nie da – zwiększasz przychody, w miesiącu, w którym zleciłeś przelew.
Pytania o ZAW-NR
Co to jest ZAW-NR?
Zawiadomienie o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty w wykazie podatników VAT, czyli na białej liście. Chroni przed utratą kosztu i odpowiedzialnością za VAT sprzedawcy.
Do którego urzędu skarbowego składa się ZAW-NR?
Do urzędu skarbowego właściwego dla firmy, która płaci – czyli do swojego, a nie urzędu wystawcy faktury.
Ile jest czasu na złożenie ZAW-NR?
7 dni od dnia zlecenia przelewu. Dnia zlecenia nie liczysz, a gdy ostatni dzień wypada w sobotę lub święto, termin przesuwa się na następny dzień roboczy.
Czy ZAW-NR trzeba składać przy każdym przelewie?
Nie. Składasz je przy pierwszej zapłacie na dany rachunek spoza białej listy.
Czy płatność w split payment zwalnia z ZAW-NR?
Tak. Zapłata w mechanizmie podzielonej płatności chroni przed skutkami przelewu na rachunek spoza białej listy bez składania zawiadomienia.
Czy ZAW-NR dotyczy przelewów poniżej 15 000 zł?
Nie. Obowiązek płatności na rachunek z białej listy dotyczy transakcji między firmami o wartości powyżej 15 000 zł brutto.
Jak złożyć ZAW-NR?
Na formularzu ZAW-NR, na papierze albo elektronicznie przez podatki.gov.pl. Wpisujesz swoje dane, dane wystawcy faktury, numer rachunku, kwotę i dzień zlecenia przelewu.
Co grozi za brak ZAW-NR?
Wydatku nie zaliczysz do kosztów podatkowych i możesz odpowiadać solidarnie ze sprzedawcą za jego VAT z tej transakcji.
Przepisy: ustawa – Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622) art. 12 i 117ba, zmiana: Dz.U. 2026 poz. 846; ustawa o CIT (Dz.U. 2026 poz. 554) art. 15d; ustawa o PIT (Dz.U. 2026 poz. 592) art. 22p; Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2025 poz. 1480) art. 19; rozporządzenie Ministra Finansów z 1 lipca 2020 r. (Dz.U. 2020 poz. 1188). Artykuł nie jest poradą podatkową.
Płacisz nowemu kontrahentowi? Wpisz jego NIP na stronie głównej – pokażemy status VAT i rachunki z białej listy.
