VIES: sprawdź numer VAT UE kontrahenta

VIES

Co to jest VIES

VIES to system Komisji Europejskiej do sprawdzania numerów VAT UE. Łączy bazy podatników z krajów Unii i odpowiada, czy firma ma ważny numer do transakcji wewnątrzwspólnotowych.

NIP Lab to darmowe narzędzie do sprawdzania firm w rejestrach państwowych. Na tej stronie sprawdzisz numer VAT UE kontrahenta z dowolnego kraju Unii i z Irlandii Północnej, a wynik zapiszesz jako PDF.

Formaty numerów

Jak wygląda numer VAT UE w krajach Unii

Numer VAT UE zaczyna się od dwuliterowego kodu kraju. Resztę tworzy krajowy numer podatnika. Wystarczy, że wpiszesz numer z kodem kraju – kraj rozpoznamy sami.

Kraj	Kod	Format numeru	Przykład
Austria	AT	litera U i 8 cyfr	ATU12345678
Belgia	BE	10 cyfr, zaczyna się od 0 albo 1	BE0123456789
Bułgaria	BG	9 albo 10 cyfr	BG123456789
Chorwacja	HR	11 cyfr	HR12345678901
Cypr	CY	8 cyfr i litera	CY12345678X
Czechy	CZ	8, 9 albo 10 cyfr	CZ12345678
Dania	DK	8 cyfr	DK12345678
Estonia	EE	9 cyfr	EE123456789
Finlandia	FI	8 cyfr	FI12345678
Francja	FR	2 znaki i 9 cyfr	FRXX123456789
Grecja	EL	9 cyfr (kod EL, nie GR)	EL123456789
Hiszpania	ES	9 znaków, pierwszy lub ostatni może być literą	ESX1234567X
Holandia	NL	9 cyfr, litera B i 2 cyfry	NL123456789B01
Irlandia	IE	8 albo 9 znaków: cyfry i litery	IE1234567X
Irlandia Północna	XI	9 albo 12 cyfr	XI123456789
Litwa	LT	9 albo 12 cyfr	LT123456789
Luksemburg	LU	8 cyfr	LU12345678
Łotwa	LV	11 cyfr	LV12345678901
Malta	MT	8 cyfr	MT12345678
Niemcy	DE	9 cyfr	DE123456789
Polska	PL	10 cyfr (NIP)	PL7740001454
Portugalia	PT	9 cyfr	PT123456789
Rumunia	RO	od 2 do 10 cyfr	RO1234567890
Słowacja	SK	10 cyfr	SK1234567890
Słowenia	SI	8 cyfr	SI12345678
Szwecja	SE	12 cyfr, kończy się na 01	SE123456789001
Węgry	HU	8 cyfr	HU12345678
Włochy	IT	11 cyfr	IT12345678901

Przykłady pokazują tylko format – to nie są numery prawdziwych firm (poza PL7740001454, czyli ORLEN SA).

Kontrahent z UE

Sprawdzenie kontrahenta z UE przed transakcją

Sprawdzenie kontrahenta w VIES robisz przed każdą transakcją wewnątrzwspólnotową. Ważny numer VAT UE nabywcy to jeden z warunków, żeby sprzedaż towarów do innego kraju Unii rozliczyć ze stawką 0%.

• Sprzedajesz towary Firmie z innego kraju Unii (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów).
• Kupujesz towary Od firmy z innego kraju Unii (wewnątrzwspólnotowe nabycie).
• Świadczysz usługi Firmie z Unii i wystawiasz fakturę bez polskiego VAT (odwrotne obciążenie).

Dowód

Numer konsultacji VIES jako dowód sprawdzenia

Numer konsultacji to identyfikator sprawdzenia nadawany przez VIES. Dostaniesz go, gdy oprócz numeru kontrahenta podasz numer VAT UE swojej firmy – rozwiń opcję pod polem wyszukiwania.

Zapisz wynik jako PDF i przechowuj go razem z fakturą. Numer konsultacji potwierdza, że numer kontrahenta był ważny w dniu sprawdzenia.

Nieaktywny numer

Numer VAT UE jest nieaktywny – co zrobić

Nieaktywny numer VAT UE oznacza, że firma nie jest zarejestrowana do transakcji wewnątrzwspólnotowych albo numer ma błąd. Przed wystawieniem faktury ze stawką 0% poproś kontrahenta o potwierdzenie numeru i sprawdź go ponownie.

Polską firmę sprawdzisz dodatkowo na białej liście VAT – pokaże status podatnika na wybrany dzień, także z przeszłości.

VIES a biała lista

VIES a biała lista VAT – czym się różnią

VIES i biała lista VAT sprawdzają co innego i nie zastępują się nawzajem. Przy polskiej firmie, która handluje z Unią, warto sprawdzić obie:

	VIES	Biała lista VAT
Kto prowadzi	Komisja Europejska, dane z krajów Unii	Szef Krajowej Administracji Skarbowej
Kogo obejmuje	firmy z numerem VAT UE z 27 krajów i Irlandii Północnej	polskich podatników VAT
Co sprawdzisz	czy numer VAT UE jest ważny, czasem nazwę i adres	status VAT, konta bankowe, NIP, REGON, KRS, adres
Stan na dzień	tylko dziś	dowolny dzień z ostatnich 5 lat
Dowód sprawdzenia	numer konsultacji	identyfikator zapytania Ministerstwa Finansów

Brak nazwy

Dlaczego VIES nie pokazuje nazwy firmy

VIES pokazuje tylko to, co udostępnia administracja podatkowa danego kraju. Niektóre kraje, na przykład Niemcy i Hiszpania, potwierdzają wyłącznie, czy numer jest ważny, a nazwy i adresu firmy nie podają.

Ważny numer bez nazwy nie mówi, że należy do firmy z Twojej faktury. Przy nowym kontrahencie poproś o dokument rejestracyjny albo sprawdź firmę w rejestrze jej kraju i porównaj nazwę z danymi z zamówienia.

Numer VAT UE

Jak polska firma dostaje numer VAT UE

Polski numer VAT UE to litery PL i NIP firmy. Firma dostaje go po rejestracji jako podatnik VAT UE – zgłasza to na formularzu VAT-R w urzędzie skarbowym, zanim zacznie handlować z firmami z Unii.

Rejestracja jest potrzebna, gdy sprzedajesz albo kupujesz towary w innym kraju Unii, a także gdy świadczysz usługi dla firm z Unii albo je od nich kupujesz. Dopiero po rejestracji Twój numer będzie widoczny w VIES dla kontrahentów.

FAQ

Pytania o VIES

Więcej w artykułach.

Co to jest VIES?

System Komisji Europejskiej do sprawdzania, czy firma z kraju Unii ma ważny numer VAT UE, czyli czy jest zarejestrowana do transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Jak sprawdzić numer VAT UE kontrahenta?

Wpisz numer z kodem kraju, na przykład DE123456789, i kliknij „Sprawdź”. Pokażemy, czy numer jest aktywny, i dane firmy, jeśli kraj je udostępnia.

Co to jest numer konsultacji?

Identyfikator sprawdzenia nadawany przez VIES. Dostaniesz go, gdy podasz też numer VAT UE swojej firmy. To dowód, że sprawdziłeś kontrahenta.

Jak wygląda polski numer VAT UE?

To litery PL i 10 cyfr NIP, na przykład PL7740001454. Polska firma dostaje go po rejestracji jako podatnik VAT UE.

Dlaczego numer może być nieaktywny?

Firma nie jest zarejestrowana do transakcji wewnątrzwspólnotowych albo numer jest błędny. Przed wystawieniem faktury ze stawką 0% wyjaśnij to z kontrahentem.

Czy VIES pokazuje stan na wybrany dzień?

Nie. VIES podaje tylko stan na dziś. Stan na wybrany dzień sprawdzisz w białej liście VAT dla polskich firm.

Czy VIES pokazuje nazwę i adres firmy?

Zależy od kraju. Większość krajów podaje nazwę i adres, ale niektóre pokazują tylko, czy numer jest ważny.

Czy mogę sprawdzić firmę z Irlandii Północnej?

Tak. Firmy z Irlandii Północnej w handlu towarami z Unią mają numery z kodem XI i VIES je sprawdza.

Kiedy muszę sprawdzić kontrahenta w VIES?

Przed sprzedażą lub zakupem towarów w Unii i przed wystawieniem faktury za usługę dla firmy z Unii bez polskiego VAT. Ważny numer nabywcy to warunek stawki 0%.

Czy sprawdzenie w VIES jest płatne?

Nie. Sprawdzenie w NIP Lab i w systemie Komisji Europejskiej jest bezpłatne.

Co zrobić, gdy VIES nie odpowiada?

System danego kraju bywa chwilowo niedostępny. Spróbuj ponownie za kilka minut – pokażemy komunikat, jeśli odpowiedź nie przyjdzie.

Czy zapisujecie numery VAT UE?

Nie. Numer trafia tylko do zapytania wysyłanego do VIES i nigdzie go nie przechowujemy.

Co to jest NIP europejski?

Potoczna nazwa numeru VAT UE. W Polsce to litery PL i 10 cyfr NIP, na przykład PL7740001454.

Jak uzyskać numer VAT UE?

Zarejestruj się jako podatnik VAT UE na formularzu VAT-R w urzędzie skarbowym. Numerem będzie PL i Twój NIP.

Dlaczego VIES nie pokazuje nazwy firmy?

Niektóre kraje, na przykład Niemcy i Hiszpania, nie udostępniają nazwy i adresu. VIES potwierdza wtedy tylko, czy numer jest ważny.

Czym VIES różni się od białej listy?

VIES sprawdza numery VAT UE firm z całej Unii i pokazuje tylko stan na dziś. Biała lista dotyczy polskich podatników VAT, pokazuje ich konta bankowe i stan na dowolny dzień z 5 lat.

Czy każda polska firma jest w VIES?

Nie. W VIES jest tylko firma zarejestrowana jako podatnik VAT UE. Czynny podatnik VAT bez tej rejestracji ma ważny NIP, ale nie numer VAT UE.

Jak sprawdzić firmę z Niemiec?

Wpisz numer z kodem DE i 9 cyframi, na przykład DE123456789. Niemcy potwierdzają tylko ważność numeru, bez nazwy i adresu.

Dlaczego numer grecki zaczyna się od EL?

Grecja używa w VAT UE kodu EL, a nie GR jak w innych systemach. Numer z GR system VIES odrzuci.