Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS? Dokumenty i kto zgłasza
Sprawozdanie finansowe składa się do KRS wyłącznie elektronicznie – przez Portal Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Razem ze sprawozdaniem składa się uchwałę o jego zatwierdzeniu i podziale zysku albo pokryciu straty, a gdy są wymagane – sprawozdanie z badania i sprawozdanie z działalności. Zgłoszenie podpisuje członek zarządu, prokurent albo likwidator, którego numer PESEL jest ujawniony w KRS.
Sprawdź poniżej, jakie dokumenty musi złożyć Twoja spółka. Terminy – do kiedy sporządzić, zatwierdzić i złożyć sprawozdanie – opisujemy w artykule terminy sprawozdań finansowych.
Jakie dokumenty składa się w KRS
Według art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki składa w rejestrze sądowym:
- Roczne sprawozdanie finansowe – w postaci elektronicznej, w strukturze logicznej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, podpisane podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym (art. 45 ust. 1f i 1g).
- Uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania i o podziale zysku albo pokryciu straty.
- Sprawozdanie z badania – jeśli sprawozdanie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta.
- Sprawozdanie z działalności – w spółkach, które muszą je sporządzać (art. 49 ust. 1).
- Odmowę podpisu albo oświadczenia członków zarządu – jeśli zostały sporządzone (art. 69 ust. 3a).
Jak złożyć sprawozdanie – cztery kroki
- Sporządź i podpisz sprawozdanie. Plik w strukturze Ministerstwa Finansów podpisują osoba prowadząca księgi rachunkowe i kierownik jednostki – przy zarządzie wieloosobowym wszyscy członkowie albo jeden, gdy pozostali złożą oświadczenia (art. 52 ust. 2 i 2b).
- Zatwierdź sprawozdanie. Organ zatwierdzający – w spółce z o.o. zgromadzenie wspólników – podejmuje uchwałę o zatwierdzeniu i o podziale zysku albo pokryciu straty. Sprawozdanie podlegające badaniu trzeba zbadać przed zatwierdzeniem (art. 53 ust. 1a).
- Zgłoś dokumenty w Portalu Rejestrów Sądowych. Dokumenty z art. 69 składa się przez system teleinformatyczny Ministra Sprawiedliwości (art. 19e ust. 1 ustawy o KRS). Uchwałę można dołączyć jako kopię podpisaną przez zgłaszającego (art. 19e ust. 3).
- Sprawdź, czy dokumenty są w KRS. Złożone sprawozdania zobaczysz w naszej wyszukiwarce sprawozdań – tak samo zobaczą je Twoi kontrahenci. Pobrany z repozytorium plik XML otworzysz w czytniku sprawozdań finansowych: pokaże bilans, wynik i wskaźniki.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe podpisują osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki – każdy z podaniem daty podpisu (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Podpis potwierdza, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy (art. 52 ust. 2a).
- Osoba prowadząca księgi rachunkowe. Główny księgowy spółki albo biuro rachunkowe, któremu spółka powierzyła prowadzenie ksiąg (art. 11 ust. 2).
- Kierownik jednostki. W spółce z o.o. i spółce akcyjnej to zarząd, a przy zarządzie wieloosobowym – wszyscy jego członkowie. W spółce jawnej to wspólnicy prowadzący sprawy spółki, w spółce komandytowej – komplementariusze prowadzący sprawy spółki. Za kierownika jednostki uważa się też likwidatora i syndyka (art. 3 ust. 1 pkt 6).
Przy zarządzie wieloosobowym plik nie musi mieć podpisów wszystkich członków. Wystarczy podpis jednego, jeśli pozostali złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy (art. 52 ust. 2b). Oświadczenie można sporządzić elektronicznie i podpisać podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym, albo na papierze z podpisem własnoręcznym. Wtedy jeden z członków zarządu, który podpisuje sprawozdanie, zapewnia jego kopię elektroniczną (art. 52 ust. 2d i 2e).
Członek zarządu, który nie zgadza się ze sprawozdaniem, może odmówić podpisu, ale musi pisemnie uzasadnić odmowę. Uzasadnienie dołącza się do sprawozdania, a odmowa złożenia oświadczenia oznacza to samo co odmowa podpisu (art. 52 ust. 2 i 2b). W odmowie wskazuje się sprawozdanie, którego dotyczy, najlepiej przez datę i godzinę podpisu osoby prowadzącej księgi (art. 52 ust. 2c). Odmowę składa się w KRS razem ze sprawozdaniem (art. 69 ust. 3a).
Sprawozdanie z działalności podpisuje tylko kierownik jednostki – osoba prowadząca księgi go nie podpisuje (art. 52 ust. 3 pkt 2).
Czy prokurent może podpisać sprawozdanie finansowe
Nie – prokurent nie podpisuje sprawozdania finansowego jako kierownik jednostki. Ustawa o rachunkowości uznaje za kierownika jednostki członków zarządu „z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę” (art. 3 ust. 1 pkt 6). Prokura jest pełnomocnictwem (art. 1091 § 1 Kodeksu cywilnego), więc prokurent jest właśnie takim pełnomocnikiem.
Prokurent może za to zgłosić podpisane już sprawozdanie w KRS, jeśli jego numer PESEL jest ujawniony w rejestrze (art. 19e ust. 2 ustawy o KRS). Podpisuje wtedy zgłoszenie w Portalu Rejestrów Sądowych, a nie samo sprawozdanie.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym
Sprawozdanie podpisuje się elektronicznie: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f). Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że papierowy wydruk takiego sprawozdania jest tylko kopią, a skan podpisanego na papierze sprawozdania nie spełnia wymogów. Podpis zaufany składa się przy użyciu profilu zaufanego (art. 3 pkt 14a ustawy o informatyzacji). Najprościej zrobić to w bezpłatnej usłudze „Podpisz dokument elektronicznie” na gov.pl:
- Przygotuj plik XML. Sprawozdanie w strukturze Ministerstwa Finansów zapisze program księgowy albo bezpłatna aplikacja e-Sprawozdania Finansowe Ministerstwa Finansów. Aplikacja pomaga je sporządzić, ale nie służy do złożenia sprawozdania w KRS.
- Dodaj plik w usłudze. Przycisk „Podpisz lub sprawdź dokument” prowadzi na stronę podpis.gov.pl. Jeden plik może mieć do 25 MB.
- Wybierz „Podpisz” i podpis zaufany. Potwierdź podpis, logując się profilem zaufanym. Jeśli go nie masz, założysz go bezpłatnie na pz.gov.pl.
- Pobierz podpisany plik. Kolejna osoba dodaje do usługi ten sam, już podpisany plik i składa swój podpis.
W tej samej usłudze sprawdzisz, kto już podpisał plik: przycisk „Sprawdź, kto podpisał” pokazuje podpisy, które powinny mieć status „Ważny”. Podpisanie pliku nie jest jego złożeniem – sprawozdanie trzeba jeszcze zatwierdzić i zgłosić w KRS.
Kto może złożyć sprawozdanie w KRS
Zgłoszenie podpisuje podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS i która jest wpisana jako uprawniona do reprezentowania spółki – samodzielnie lub łącznie z innymi – albo jako prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym lub likwidator (art. 19e ust. 2 ustawy o KRS). Zgłoszenia może też dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny umocowany przez spółkę (art. 19e ust. 3a).
Biuro rachunkowe może więc przygotować sprawozdanie, ale zgłasza je w KRS członek zarządu, prokurent albo pełnomocnik będący adwokatem lub radcą prawnym.
Kiedy sprawozdanie podlega badaniu
Spółka akcyjna podlega badaniu zawsze (z wyjątkiem spółki w organizacji). Pozostałe spółki – w tym prosta spółka akcyjna i spółka z o.o. – wtedy, gdy w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z trzech warunków (art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości):
| Warunek | Próg |
|---|---|
| średnioroczne zatrudnienie w pełnych etatach | co najmniej 50 osób |
| suma aktywów na koniec roku obrotowego | co najmniej 3 125 000 euro |
| przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów | co najmniej 6 250 000 euro |
Kto sporządza sprawozdanie z działalności
Sprawozdanie z działalności dołącza się w spółkach kapitałowych (z o.o., prostej spółce akcyjnej, spółce akcyjnej), spółkach komandytowo-akcyjnych, spółdzielniach i przedsiębiorstwach państwowych, a także w spółkach jawnych i komandytowych, w których wszyscy wspólnicy odpowiadający bez ograniczeń są spółkami kapitałowymi lub komandytowo-akcyjnymi (art. 49 ust. 1).
Jednostka mikro i jednostka mała mogą go nie sporządzać, jeśli informacje o nabyciu udziałów (akcji) własnych przedstawią w informacji dodatkowej (art. 49 ust. 4 i 5).
Pytania o składanie sprawozdania do KRS
Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?
Elektronicznie, przez Portal Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Zgłoszenie podpisuje członek zarządu, prokurent albo likwidator z numerem PESEL ujawnionym w KRS.
Jakie dokumenty złożyć do KRS po zatwierdzeniu sprawozdania?
Sprawozdanie finansowe, uchwałę o zatwierdzeniu i o podziale zysku albo pokryciu straty, a gdy są wymagane – sprawozdanie z badania i sprawozdanie z działalności.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki – w spółce z o.o. zarząd. Przy zarządzie wieloosobowym podpisują wszyscy członkowie albo jeden, gdy pozostali złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy (art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości).
Czy prokurent może podpisać sprawozdanie finansowe?
Nie jako kierownik jednostki. Ustawa o rachunkowości wyłącza z tego pojęcia pełnomocników, a prokura jest pełnomocnictwem. Prokurent z numerem PESEL ujawnionym w KRS może za to zgłosić podpisane sprawozdanie w KRS.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym?
Dodaj plik XML sprawozdania w bezpłatnej usłudze „Podpisz dokument elektronicznie” na gov.pl, wybierz podpis zaufany i potwierdź go profilem zaufanym. Pobierz podpisany plik – kolejne osoby podpisują ten sam plik.
Czy członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania finansowego?
Tak, ale musi pisemnie uzasadnić odmowę. Uzasadnienie dołącza się do sprawozdania i składa w KRS razem z nim.
Czy biuro rachunkowe może złożyć sprawozdanie w KRS?
Zgłoszenie w KRS podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania spółki, prokurent, likwidator albo umocowany adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny. Biuro rachunkowe przygotowuje sprawozdanie, ale samo go nie zgłasza, chyba że działa przez takiego pełnomocnika.
Czy uchwałę trzeba podpisać elektronicznie?
Uchwałę można dołączyć jako kopię podpisaną przez osobę, która dokonuje zgłoszenia, podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym.
Kiedy sprawozdanie finansowe musi zbadać biegły rewident?
W spółce akcyjnej zawsze. W innych spółkach – gdy w poprzednim roku spełniły dwa z trzech warunków: 50 etatów, 3 125 000 euro aktywów, 6 250 000 euro przychodów netto.
Czy spółka z o.o. musi składać sprawozdanie z działalności?
Tak, chyba że jest jednostką mikro albo małą i informacje o nabyciu udziałów własnych poda w informacji dodatkowej do sprawozdania.
Przepisy: ustawa o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 522) art. 2, 3, 11, 45, 49, 52, 53, 64 i 69; ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 2025 poz. 869) art. 19e; Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2024 poz. 18) art. 4 i 231; Kodeks cywilny (Dz.U. 2026 poz. 795) art. 1091; ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2026 poz. 1241) art. 3 pkt 14a. Artykuł nie jest poradą prawną.
