Jak sprawdzić, czy firma jest zadłużona – bezpłatne źródła

Czy firma ma długi, sprawdzisz bezpłatnie w trzech miejscach: w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, w dziale 4 KRS i w sprawozdaniu finansowym. Pierwsze dwa pokazują długi, których firma nie spłaciła mimo egzekucji albo wezwania, a sprawozdanie – ile firma jest winna w ogóle i czy stać ją na spłatę.

Żaden rejestr państwowy nie pokazuje wszystkich niezapłaconych faktur. Pojedyncze zaległości zbierają biura informacji gospodarczej, które działają na własnych zasadach. Poniżej wyjaśniamy, co zobaczysz w każdym ze źródeł i jak czytać wynik.

Gdzie sprawdzić zadłużenie firmy za darmo

Źródło	Co pokazuje	Dla kogo
Krajowy Rejestr Zadłużonych	upadłość, restrukturyzację, egzekucję umorzoną jako bezskuteczna	wszystkie firmy i osoby
KRS, dział 4	zaległości podatkowe i wobec ZUS w egzekucji, niespłaconych wierzycieli z tytułem wykonawczym	firmy wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS
sprawozdanie finansowe	wszystkie zobowiązania z bilansu, płynność i zadłużenie	spółki składające sprawozdania w KRS
biała lista VAT	nie pokazuje długów, ale wykreślenie z VAT bywa sygnałem problemów	podatnicy VAT

Długi wobec urzędu skarbowego i samorządu sprawdzisz też w Rejestrze Należności Publicznoprawnych (RNP). Prowadzi go Krajowa Administracja Skarbowa – Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie (art. 18a ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji). Kontrahenta wyszukasz bezpłatnie ze swojego konta w e-Urzędzie Skarbowym (art. 18k § 1 i art. 18o § 1). Zobaczysz łączną kwotę długów z odsetkami, ale tylko gdy wynosi co najmniej 5 000 zł (art. 18e i art. 18j § 3). Długów wobec ZUS w rejestrze nie ma – wpisują do niego tylko urzędy skarbowe i samorządy (art. 18b § 1). Biura informacji gospodarczej mogą dodatkowo dostać zgodę na ułatwione wyszukiwanie wielu dłużników naraz (art. 18q § 2 pkt 7).

Co jest w dziale 4 KRS

Dział 4 rejestru przedsiębiorców KRS to miejsce na informacje o zaległościach. Według art. 41 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wpisuje się tam:

• Zaległości podatkowe i celne w egzekucji – gdy firma nie zapłaciła ich w ciągu 60 dni od wszczęcia egzekucji, z kwotą pozostałą do wyegzekwowania.
• Zaległości wobec ZUS w egzekucji – na tych samych zasadach: 60 dni od wszczęcia egzekucji.
• Wierzycieli z tytułem wykonawczym, którzy nie odzyskali pieniędzy w ciągu 30 dni od wezwania do zapłaty – z oznaczeniem wierzyciela i kwotą wierzytelności.
• Zabezpieczenie majątku w postępowaniu upadłościowym albo restrukturyzacyjnym – np. ustanowienie tymczasowego nadzorcy sądowego.

Dział 4 zobaczysz w odpisie z KRS w wyszukiwarce Ministerstwa Sprawiedliwości. Dotyczy tylko firm z rejestru przedsiębiorców KRS – jednoosobowych działalności tam nie ma.

Co pokaże sprawozdanie finansowe

Rejestry pokazują długi, które już „wybuchły”. Sprawozdanie pokazuje skalę zadłużenia, zanim dojdzie do egzekucji:

• Zobowiązania i rezerwy – w bilansie po stronie pasywów, pozycja B. Porównaj je z aktywami: zadłużenie ogólne to zobowiązania i rezerwy podzielone przez aktywa.
• Zobowiązania krótkoterminowe – te do spłaty w ciągu roku. Czy firmę na nie stać, pokazuje płynność finansowa.
• Ujemny kapitał własny – straty z lat ubiegłych przewyższyły to, co wnieśli właściciele. To jeden z najpoważniejszych sygnałów, o którym piszemy przy ROE.

Plik sprawozdania wczytasz w naszym czytniku – zadłużenie ogólne i płynność policzymy za Ciebie.

Biura informacji gospodarczej – co warto wiedzieć

Pojedyncze niezapłacone faktury zgłaszają wierzyciele do biur informacji gospodarczej. To prywatne firmy, które działają na podstawie osobnej ustawy i udostępniają dane na własnych zasadach. Jeśli zależy Ci na pełnym obrazie przed dużą transakcją, sprawdź ich ofertę – w rejestrach państwowych pojedynczych faktur nie znajdziesz.

Zaświadczenie o niezaleganiu – poproś o nie kontrahenta

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach wydaje urząd skarbowy, a zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek – ZUS. Oba dostaje tylko sama firma, na swój wniosek, więc o zaświadczenie kontrahenta musisz poprosić jego. Zaświadczenie pokazuje stan na dzień wydania, także zaległości, których jeszcze nie ma w dziale 4 KRS.

Zaświadczenie	Urząd skarbowy	ZUS
kto składa wniosek	podatnik	płatnik składek (wniosek RWN)
termin	do 7 dni	do 7 dni, w prostych sprawach od ręki
opłata	17 zł, przez e-Urząd Skarbowy bez opłaty	bez opłaty
stan	na dzień wydania	na dzień wydania

Podstawy: art. 306a § 1, 3 i 5 oraz art. 306e Ordynacji podatkowej; art. 3b i załącznik część II pkt 21 ustawy o opłacie skarbowej; art. 217 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego (termin w ZUS); strony ZUS o zaświadczeniu o niezaleganiu.

• Poproś przed dużą transakcją. Szczególnie przed przedpłatą albo długim terminem płatności. Kontrahent bez zaległości dostanie oba zaświadczenia najpóźniej w 7 dni.
• Sprawdź datę wydania. Zaświadczenie potwierdza stan z dnia, w którym je wydano. Im jest starsze, tym mniej mówi o dzisiejszej sytuacji firmy.
• Odmowa ZUS to też informacja. Jeśli płatnik zalega ze składkami, ZUS nie wyda zaświadczenia, tylko decyzję o odmowie.
• Zaświadczenie z ZUS sprawdzisz w internecie. Wydruk elektronicznego zaświadczenia da się zweryfikować na stronie ZUS – po danych zaświadczenia, numerze płatnika i dacie wydania (art. 50 ust. 4b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
• Zaświadczenie o zaległościach za zgodą kontrahenta. Urząd skarbowy może wydać Ci zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych kontrahenta, ale tylko za jego zgodą (art. 306h § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej).

Jak czytać wynik

• Brak wpisów w KRZ i dziale 4 KRS to dobry znak, ale nie dowód, że firma nie ma długów – rejestry pokazują tylko długi w egzekucji albo postępowaniach.
• Wpis w dziale 4 KRS albo w KRZ to poważny sygnał – przy przedpłacie albo odroczonym terminie płatności zachowaj ostrożność.
• Brak sprawozdań za ostatnie lata utrudnia ocenę i sam w sobie jest sygnałem – sprawdź terminy składania sprawozdań.

Pytania o sprawdzanie zadłużenia firmy

Jak sprawdzić, czy firma jest zadłużona?

Bezpłatnie: w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, w dziale 4 KRS i w sprawozdaniu finansowym. Pojedyncze niezapłacone faktury zbierają biura informacji gospodarczej.

Gdzie za darmo sprawdzić długi firmy?

W Krajowym Rejestrze Zadłużonych (krz.ms.gov.pl), w odpisie z KRS – dział 4 – oraz w sprawozdaniach finansowych złożonych w KRS.

Co jest w dziale 4 KRS?

Zaległości podatkowe, celne i wobec ZUS w egzekucji niespłacone w ciągu 60 dni od jej wszczęcia, wierzyciele z tytułem wykonawczym niezaspokojeni w 30 dni od wezwania oraz informacje o zabezpieczeniu majątku w upadłości lub restrukturyzacji.

Czy w rejestrach widać wszystkie długi firmy?

Nie. Rejestry państwowe pokazują długi w egzekucji albo postępowaniach sądowych. Pojedynczych niezapłaconych faktur tam nie ma.

Jak sprawdzić, czy firma nie zalega w ZUS i urzędzie skarbowym?

Poproś kontrahenta o zaświadczenia o niezaleganiu z urzędu skarbowego i z ZUS. Wydaje się je na wniosek samej firmy, najpóźniej w 7 dni, ze stanem na dzień wydania. Zaległości w egzekucji widać też w dziale 4 KRS, a długi wobec urzędu skarbowego i samorządu od 5 000 zł – w Rejestrze Należności Publicznoprawnych.

Czy mogę sam pobrać zaświadczenie o niezaleganiu kontrahenta?

Nie. Zaświadczenie o niezaleganiu wydaje się na wniosek samego podatnika albo płatnika składek. Urząd skarbowy wyda Ci tylko zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych kontrahenta – i to za jego zgodą (art. 306h Ordynacji podatkowej).

Ile kosztuje zaświadczenie o niezaleganiu?

W urzędzie skarbowym 17 zł opłaty skarbowej, a przy wniosku przez e-Urząd Skarbowy – nic. Zaświadczenie z ZUS jest bezpłatne.

Jak sprawdzić zadłużenie jednoosobowej działalności?

W Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Działu 4 KRS jednoosobowe działalności nie mają, a sprawozdań finansowych zwykle nie składają.

Co oznacza ujemny kapitał własny?

Że straty z lat ubiegłych przewyższyły wkład właścicieli. W sprawozdaniu to jeden z najpoważniejszych sygnałów problemów finansowych.

Przepisy: ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 869) art. 41; ustawa o Krajowym Rejestrze Zadłużonych (Dz.U. 2025 poz. 1584); Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 622) art. 306a, 306e i 306h; ustawa o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1154) art. 3b; ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 199) art. 50; Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1691) art. 217; ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 268) art. 18a-18q.