Jak sprawdzić, czy firma istnieje – 5 kroków w rejestrach
Żeby sprawdzić, czy firma istnieje, wpisz jej NIP w oficjalnych rejestrach: spółkę znajdziesz w KRS, jednoosobową działalność w CEIDG, a status podatnika VAT na białej liście Ministerstwa Finansów. Wszystkie te rejestry są jawne i bezpłatne. Poniżej sprawdzisz je naraz w jednym miejscu.
Samo „jest w rejestrze” to jednak za mało. Firma może być wpisana, a mimo to zawieszona, w likwidacji albo w upadłości. Dlatego niżej opisujemy pięć kroków i sygnały, na które warto uważać.
Po nazwie znajdziemy tylko jednoosobowe działalności (rejestr CEIDG). Spółkę, np. sp. z o.o. albo S.A., sprawdź po NIP, KRS albo REGON - znajdziesz je na fakturze albo w stopce strony firmy.
Dane prosto z rejestrów państwowych. Nic nie zapisujemy.
NIP Lab jest też na AndroidaZeskanuj NIP prosto z faktury i sprawdź firmę w telefonie.
Dane z chwili sprawdzenia, pobrane z rejestrów państwowych (MF, MS, MRiT) i systemu VIES Komisji Europejskiej. Nie zapisujemy ich. To nie jest odpis ani zaświadczenie urzędowe. Nie jesteśmy serwisem rządowym.
Pięć kroków, żeby sprawdzić, czy firma istnieje
- Czy NIP jest poprawny. NIP ma cyfrę kontrolną – literówkę wykryjesz, zanim cokolwiek wyszukasz. Jak to działa, pokazujemy w artykule co to jest NIP.
- Czy firma jest w KRS albo CEIDG. Spółki kapitałowe i osobowe, fundacje i stowarzyszenia znajdziesz w KRS, a jednoosobowe działalności w CEIDG. Spółki cywilnej nie ma w żadnym z nich – w CEIDG są jej wspólnicy.
- Jaki ma status. W CEIDG działalność może być aktywna, zawieszona, wykreślona albo oczekiwać na rozpoczęcie. Spółka z o.o. w likwidacji działa pod firmą z dopiskiem „w likwidacji”.
- Czy jest na białej liście VAT. Status „czynny” oznacza, że firma rozlicza VAT. Na białej liście zobaczysz też jej rachunki bankowe.
- Czy nie ma jej w Krajowym Rejestrze Zadłużonych i czy składa sprawozdania. Upadłość, restrukturyzację i bezskuteczną egzekucję pokazuje KRZ, a złożone sprawozdania – repozytorium KRS.
Gdzie szukać – zależnie od formy firmy
| Forma | Rejestr | Co sprawdzisz |
|---|---|---|
| spółka z o.o., akcyjna, jawna, komandytowa | KRS | zarząd, wspólnicy, kapitał, likwidacja |
| jednoosobowa działalność | CEIDG | status, adres, data rozpoczęcia |
| spółka cywilna | CEIDG (wspólnicy) | wpisy każdego wspólnika |
| każda firma z VAT | biała lista VAT | status VAT, rachunki bankowe |
| firma z UE | VIES | numer VAT UE |
Sygnały, że firma może nie działać
| Co widzisz | Co to może znaczyć |
|---|---|
| brak firmy w KRS i CEIDG | błędny NIP, firma wykreślona albo to spółka cywilna – sprawdź wspólników |
| status „zawieszona” w CEIDG | przedsiębiorca czasowo nie prowadzi działalności |
| dopisek „w likwidacji” w nazwie spółki z o.o. | spółka kończy działalność – trwa likwidacja |
| status VAT „niezarejestrowany” | firma nie jest podatnikiem VAT albo została wykreślona z rejestru VAT |
| wpis w KRZ | upadłość, restrukturyzacja albo egzekucja umorzona jako bezskuteczna |
| brak sprawozdań za ostatnie lata | spółka nie wypełnia obowiązku złożenia dokumentów w KRS – zapytaj o powód |
Jeden sygnał nie przesądza sprawy, ale kilka naraz to powód, żeby wstrzymać przedpłatę albo poprosić kontrahenta o wyjaśnienia. Wynik sprawdzenia zapisz jako PDF – przyda się jako dowód, że zachowałeś ostrożność.
Pytania o sprawdzanie, czy firma istnieje
Jak sprawdzić, czy firma istnieje?
Wpisz jej NIP w KRS (spółki) albo CEIDG (jednoosobowe działalności) i sprawdź status. Dodatkowo zobacz status VAT na białej liście i wpis w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. W NIP Lab zrobisz to naraz.
Gdzie za darmo sprawdzić firmę?
W oficjalnych rejestrach: KRS, CEIDG, na białej liście VAT i w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Wszystkie są jawne i bezpłatne.
Jak sprawdzić firmę po NIP?
Wpisz NIP w wyszukiwarce na górze tej strony albo na stronie głównej NIP Lab – pokażemy dane z rejestrów państwowych naraz.
Dlaczego firmy nie ma w KRS?
Jednoosobowe działalności są w CEIDG, a nie w KRS. Spółki cywilnej nie ma w żadnym z tych rejestrów – w CEIDG znajdziesz jej wspólników.
Co oznacza status „zawieszona” w CEIDG?
Że przedsiębiorca czasowo nie prowadzi działalności. Przed zawarciem umowy warto zapytać, kiedy ją wznowi.
Jak sprawdzić, czy spółka jest w likwidacji?
W KRS. Spółka z o.o. w likwidacji działa pod firmą z dopiskiem „w likwidacji” (art. 274 § 2 Kodeksu spółek handlowych).
Podstawy: jawne rejestry państwowe (KRS – Ministerstwo Sprawiedliwości, CEIDG – minister właściwy do spraw gospodarki, wykaz podatników VAT – Ministerstwo Finansów, Krajowy Rejestr Zadłużonych); dopisek „w likwidacji” w spółce z o.o.: art. 274 § 2 Kodeksu spółek handlowych (Dz.U. 2024 poz. 18).
