Wezwanie do zapłaty: kiedy jest potrzebne i wzór do skopiowania
Wezwanie do zapłaty to pismo, w którym wierzyciel żąda od dłużnika zapłaty zaległej kwoty w nowym terminie. Przy fakturze z terminem zapłaty nie jest potrzebne do naliczania odsetek, ale prawo wymaga go w trzech sytuacjach: gdy termin zapłaty nie został ustalony (dłużnik płaci niezwłocznie po wezwaniu), przed przekazaniem danych dłużnika do biura informacji gospodarczej i – pośrednio – przed pozwem, w którym trzeba napisać, czy strony próbowały rozwiązać spór bez sądu.
Poniżej złożysz tekst wezwania dla firmy, która nie zapłaciła faktury, i skopiujesz go do swojego pisma.
Kiedy wezwanie do zapłaty jest potrzebne
| Sytuacja | Co mówi przepis | Podstawa |
|---|---|---|
| termin zapłaty nie został ustalony | dłużnik ma zapłacić niezwłocznie po wezwaniu; dopiero wtedy popada w zwłokę | art. 455 i 476 Kodeksu cywilnego |
| chcesz wpisać dłużnika do BIG | wezwanie listem poleconym albo do rąk własnych, z ostrzeżeniem, firmą i adresem biura – co najmniej miesiąc wcześniej | art. 14 i 15 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych |
| składasz pozew | pozew powinien zawierać informację, czy strony próbowały rozwiązać spór bez sądu, a jeśli nie – dlaczego | art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego |
| faktura z terminem, odsetki | odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensata należą się bez wezwania | art. 7 ust. 1 i art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom |
Jeśli w umowie między firmami nie ustalono terminu zapłaty, odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i tak przysługują po 30 dniach od spełnienia świadczenia – opisujemy to w artykule termin zapłaty faktury. Kwotę odsetek policzysz w kalkulatorze odsetek za opóźnienie.
Co zawiera nasz wzór wezwania
- Strony. Wierzyciel i dłużnik z nazwami i adresami – adres siedziby dłużnika sprawdzisz w KRS albo CEIDG.
- Należność. Numer faktury, kwota i pierwotny termin zapłaty.
- Nowy termin i rachunek. 7 albo 14 dni od doręczenia wezwania i numer rachunku – najlepiej z białej listy VAT.
- Odsetki i rekompensata. Informacja, że należą się obok kwoty głównej.
- Zapowiedź dalszych kroków. Skierowanie sprawy do sądu i – jeśli zaznaczysz – ostrzeżenie o przekazaniu danych do biura informacji gospodarczej z jego firmą i adresem siedziby.
Jak wysłać wezwanie
Przy ostrzeżeniu o BIG ustawa wskazuje sposób: list polecony albo doręczenie do rąk własnych na adres do doręczeń wskazany przez dłużnika, a jeśli go nie wskazał – na adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności, albo na adres do doręczeń elektronicznych z bazy adresów elektronicznych (art. 15 ust. 1 pkt 3). Jeśli umowa z firmą przewiduje wezwanie e-mailem na wskazany w niej adres, wystarczy wysłać je zgodnie z umową (art. 15 ust. 1a). Dane możesz przekazać do biura najwcześniej po miesiącu od wysłania – kiedy dokładnie, policzysz w sprawdzarce wpisu do BIG.
Zachowaj potwierdzenie nadania i kopię wezwania. W pozwie – także w e-sądzie – napiszesz, że wezwałeś dłużnika do zapłaty.
Czego wezwanie nie zmienia
Wezwanie nie przerywa biegu przedawnienia. Przerywa je uznanie długu przez dłużnika albo czynność przed sądem, np. pozew (art. 123 Kodeksu cywilnego) – sprawdź, kiedy przedawnia się faktura. Jeśli dłużnik w odpowiedzi na wezwanie potwierdzi dług na piśmie, zachowaj to pismo.
Pytania o wezwanie do zapłaty
Czy wezwanie do zapłaty jest obowiązkowe?
Nie zawsze. Jest potrzebne, gdy nie ustalono terminu zapłaty, przed przekazaniem danych do biura informacji gospodarczej, a w pozwie trzeba napisać, czy strony próbowały rozwiązać spór bez sądu. Odsetki od faktury z terminem zapłaty należą się bez wezwania.
Jak wysłać wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o BIG?
Listem poleconym albo do rąk własnych na adres dłużnika, a jeśli umowa to przewiduje – e-mailem na adres z umowy. Wezwanie musi zawierać ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do biura z jego firmą i adresem siedziby.
Ile dni dać na zapłatę w wezwaniu?
Przepisy, które cytujemy, nie określają tego terminu. W naszym wzorze wybierasz 7 albo 14 dni od doręczenia wezwania.
Czy wezwanie do zapłaty przerywa przedawnienie?
Nie. Bieg przedawnienia przerywa uznanie długu przez dłużnika albo czynność przed sądem, np. pozew.
Czy można wysłać wezwanie do zapłaty e-mailem?
Tak, ale przy ostrzeżeniu o BIG e-mail wystarcza tylko wtedy, gdy umowa z firmą przewiduje wezwanie na wskazany w niej adres e-mail.
Przepisy: Kodeks cywilny (Dz.U. 2026 poz. 795) art. 123, 455 i 476; Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 468) art. 187; ustawa o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz.U. 2025 poz. 85) art. 14-16; ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (Dz.U. 2023 poz. 1790) art. 6, 7 i 10. Wzór jest przykładem – dopasuj go do swojej sprawy. Artykuł nie jest poradą prawną.
